CTM Solution wil ervaringen van onze klanten met u delen. Wij zullen periodiek één van onze klanten interviewen over zijn of haar ervaringen. In deze blog van april een interview met Muharrem Icli Hoofd Inkoop en Roel Heemstra Senior consultant, bij Stichting ICTU.
Stichting ICTU (ICT Uitvoeringsorganisatie) wil overheden helpen beter te presteren met slim gebruik van ICT. ICTU is van de overheid en alle overheden kunnen projecten door ICTU laten uitvoeren. ICTU is een flexibele projectorganisatie die voor overheden de juiste mix van interne en externe deskundigheid kan organiseren. Via inbesteding en het gebruik van mantels kan ICTU snel voor overheden aan de slag. Een aantal producten die de ICTU heeft ontwikkeld zijn: DigiD, Burgerservicenummer, Digipoort en Digikoppeling
Voor wie werkt Stichting ICTU?
“ICTU ontwikkelt ICT-oplossingen voor een groot aantal ministeries en andere overheden. Wij zijn een flexorganisatie die snel moet kunnen groeien en krimpen. Dat kunnen wij doordat wij bij projecten voor circa 33% onze eigen ICTU-mensen inzetten, voor 17% mensen aantrekken van andere overheidsinstellingen en voor de rest extern inhuren.”
Is er sprake van gedwongen winkelnering?
“Nee, zeker niet. Het is wel zo dat wij zijn ontstaan uit de overheid en wij onze opdrachtgevers een bepaalde vertrouwelijkheid bieden en wij vaak aan politiek gevoelige vraagstukken werken. ICTU is onpartijdig en heeft geen winstoogmerk. ICTU is wel begonnen met het meer uitdragen van haar kennis en kunde naar de klant. Dat werd in het verleden te weinig gedaan. Zo hebben wij nu relatiemanagement opgezet en zijn er ook relatiemanagers actief.”
Hoe is de inkoop georganiseerd?
“Ongeveer 80% van de inkoop voor ICTU bestaat uit inhuur van personeel. Een deel wordt ingekocht onder verantwoordelijkheid van de projectleiders en uitgevoerd door de projectsecretarissen. Hier hebben wij als Inkoop een adviserende rol.
Een ander deel wordt door de afdeling Inkoop uitgevoerd als het gaat over de wat complexere inkopen, zoals de vier Dynamische Aankoopsystemen (DAS) die wij hebben uitstaan of Europese aanbestedingen.
In ieder geval gaat alles via het CTM-platform. Zowel de inhuur via de mantels als de enkel- en meervoudig onderhandse aanvragen als ook de DAS’en uiteraard en alle openbare aanbestedingen. Aan het eind van elke aanvraag wordt in CTM het contract in de contractenmodule bewaard. Zo hebben wij als Inkoop volledig inzage in alle inkooptrajecten en contracten binnen de gehele ICTU organisatie.”
Alle aanvragen en contracten lopen via CTM. Wat levert dat op ten opzichte van de oude situatie?
“Het belangrijkste verschil is dat de processen zijn vereenvoudigd binnen ICTU. Alles zit in één systeem en projectleiders kunnen aanvragen controleren en goedkeuren in het systeem voordat deze worden verzonden. Daarnaast is alle documentatie goed geborgd. Daar hoef je je minder zorgen over te maken, omdat alles elektronisch verloopt. Als laatste, maar dat ligt voor de hand, verloopt het inkooptraject efficiënter omdat alles online gebeurd. Bijvoorbeeld bij de mantels: wij sturen binnen een mantel eenvoudig een aanvraag online uit naar de leveranciers en zij kunnen ook online snel reageren binnen de mantel, dat gaat heel makkelijk.”
Welke slag moet nog gemaakt worden?
“Waar we nog een stap kunnen maken is het bewaren van de dossiers. Nu wordt naast CTM ook veel bewaard op ons netwerk. Maar in de toekomst willen we CTM gaan gebruiken als enige opslagplek. Daarnaast willen we een slag maken in rapportages, daar kunnen we veel meer mee. We hebben nu alles digitaal beschikbaar, alleen moeten we nog een keuze maken over welke informatie wij managementrapportages willen draaien. Maar dat komt op korte termijn. We hebben al een grote stap gezet met de gehele reorganisatie binnen ICTU en het borgen van alle inkoopprocessen via het CTM-platform”.