Waterschap Hunze en Aa’s houdt zich, ondanks het uitstel van de wet, aan de deadline voor elektronisch aanbesteden van april 2016 en heeft de keuze gemaakt om het Tendermanagement met het CTM platform uit te voeren. Een gesprek met Joost de Vries, inkoopadviseur.
Wat koopt waterschap Hunze en Aa’s in?
Wat we inkopen is eigenlijk heel gevarieerd en dat gaat van werken tot diensten en leveringen. Dit kan verschillen van kantoorartikelen tot graafmachines, maar ook de accountant voor het waterschap.
Hoe is de inkoop georganiseerd bij Hunze en Aa’s?
We hebben een gecoördineerde inkoop waar twee fulltime en een parttime inkoopadviseur werken. In principe loopt het hele inkoopproces via de inkoopadviseurs, we begeleiden en adviseren tijdens het inkoopproces. Dit geldt voor zowel leveringen als diensten en in mindere mate voor werken. De inkoop bij Hunze en Aa’s heeft de afgelopen jaren een groei doorgemaakt. Roelof Kuik is in eerste instantie als eenpitter begonnen en heeft de hele inkoopafdeling op poten gezet. Vervolgens zijn Jacqueline Bos en ik erbij gekomen.
Wat waren de overwegingen om over te gaan op elektronisch aanbesteden?
In eerste instantie zijn we begonnen met het oriënteren op een systeem voor elektronisch aanbesteden vanwege de verplichting per wet. Dit was voor ons een concreet signaal om hier mee aan de slag te gaan. Vervolgens hebben we gekeken naar het proces en de voordelen die automatisering met zich mee brengt. We zien daar positieve ontwikkelingen in op het gebied van efficiency, doorlooptijd en de mogelijkheid om alles digitaal te archiveren. Nu is alles nog op papier, als je zometeen niet meer met een hele papierwinkel zit is dat al winst.
Hoe is de keus op CTM gevallen?
We hebben alle partijen in de markt met betrekking tot elektronisch aanbesteden op een rijtje gezet en uitgenodigd om mee te spreken en het een en ander te laten zien. De keus is op CTM gevallen vanwege het gebruiksgemak, het zit logisch in elkaar en je komt eenvoudig bij waar je wilt zijn. Een groot pluspunt voor ons is dat het systeem projectmatig is opgebouwd, je kunt dus onder een paraplu meerdere trajecten starten.
We hopen dat als je digitaal gaat aanbesteden collega’s ook meer zelf doen. Het inkoopproces zal toch wat gaan veranderen. Met CTM kunnen mensen die minder aanbestedingen doen net zo makkelijk aan de slag als mensen die dagelijks met het digitaal aanbesteden bezig zijn. Dit komt door het gebruiksgemak maar ook doordat je het proces zo simpel of zo uitgebreid mogelijk kunt maken in het platform.
Jullie zijn net begonnen, wat zijn de ervaringen met de implementatie?
De implementatie is erg prettig gegaan, er was een heel gemoedelijke en open sfeer. Ons werd alle ruimte gegeven om vragen te stellen en om mee te denken door Wiebe (Smit, accountmanager). Hij kon al onze vragen direct beantwoorden, wat voor ons getuigde van expertise en hij was genereus met zijn tijd.
Wat zijn de verwachtingen voor de toekomst, m.b.t het elektronisch aanbesteden en de inkoop in het algemeen?
We moeten op het moment binnen onze inkoopafdeling nog een aantal keuzes maken, dan richten we het account verder in en starten we begin volgend jaar met de eerste tenders. Dit zal natuurlijk even wennen zijn, ook voor onze leveranciers. We zijn dan ook van plan om hen hier op voorhand in mee te nemen. Wanneer we zijn gestart verwacht ik dat het Tendermanagement van CTM een efficiënt proces zal zijn en dat CTM ons de papierwinkel uit handen neemt. Over de gehele linie verwacht ik een efficiency slag.
Ik weet dat collega waterschappen zich aan het oriënteren zijn en een enkele heeft als een keus gemaakt. Ook al is de verplichting tot digitaal aanbesteden nu uitgesteld, wij houden ons aan de planning van april 2016, ik wil dan gewoon klaar zijn. Voor ons is CTM een hele goede partner geworden, de contacten zijn heel waardevol en we zijn erg te spreken over de bereikbaarheid en bereidwilligheid van CTM.
Joost de Vries – Inkoopadviseur bij Waterschap Hunze en Aa’s