CTM Solution wil praktijkervaringen van onze klanten met u delen. In deze blog een interview over elektronisch aanbesteden binnen Oasen met Ed de Vries, senior inkoper bij Oasen drinkwater. Oasen is een maatschappelijk drinkwaterbedrijf dat op duurzame wijze zorgt voor schoon drinkwater in het oosten van Zuid-Holland.
Wat koopt Oasen in?
Het meeste wat bij ons ingekocht wordt is technisch georiënteerd. Dat loopt uiteen van koperen buizen tot noodstroomaggregaten, maar ook ingenieursdiensten, ICT dienstverlening of groenvoorziening worden ingekocht.
Hoe is de inkoop georganiseerd bij Oasen?
Wij hebben een centrale inkoopafdeling binnen Oasen. Er wordt uiteraard ook decentraal ingekocht, maar er wordt steeds meer centraal ingericht. Dit past bij de doelstelling om afdelingen zoveel mogelijk te “ontzorgen”. Eén van de redenen is dat als iemand circa één keer per jaar iets inkoopt, dat toch vrij lastig blijkt om de inkoop meteen goed te doen. Maar de centrale inkoopafdeling is in dit stadium niet overal bij betrokken.
Wat speelt er momenteel op het gebied van inkoop bij Oasen?
Er wordt dus steeds meer centraal ingekocht, wat de transparantie ten goede komt en waarbij gelijke kansen worden gecreëerd voor onze toeleveranciers. Hierdoor is de afdeling uitgebreid en begeleiden we ook steeds meer kleinere en grotere (onderhandse) aanbestedingstrajecten.
We volgen uiteraard de nieuwe ontwikkelingen vanuit de aanbestedingswet. Maar het inkopen op EMVI is voor ons geen doelstelling op zich. Omdat wij veel zaken tot in detail technisch hebben gespecificeerd, ik noem bijvoorbeeld een RAW- bestek groenonderhoud, kopen wij ook nog regelmatig in op laagste prijs. Daar waar het kan, zijn we wel bezig met gunnen op waarde of Best Value Procurement (BVP). Zo hebben wij momenteel een BVP aanbesteding lopen voor de aanschaf van een Historian*.
Door het toepassen van gunnen op waarde kijken we als Oasen steeds meer naar de TCO en de juiste inkoopstrategie. Hierbij wordt de inkoopafdeling door de afdelingen steeds vroeger in het voortraject van de aanbesteding betrokken, wat een goede zaak is. Daarnaast, omdat we eerder in het traject betrokken zijn, kunnen wij ook nauwkeuriger inkoopplanningen maken en daar tijdig capaciteit voor beschikbaar maken.
Waarom hebben jullie in het verleden besloten het aanbesteden te automatiseren?
In 2006 zijn we daar al mee begonnen. We wilden documenten en bestekken digitaal beschikbaar stellen en we merkten dat er veel tijd ging zitten in het ontvangen van inschrijvingen bij de balie, het registreren van de ontvangstbevestiging, de openbare opening, enzovoort. Dat vonden we niet erg efficiënt. Onze inkoopprocessen zijn nu volledig ingericht op het gebruik van een E-sourcingtool. Daarbij worden op CTM afgestemde standaarddocumenten en templates gebruikt. Omdat we alles standaard hebben ingeregeld hoeven we veel trajecten ook niet meer juridisch te toetsen. Alleen nog als het bijzondere of complexe trajecten betreft.
Wat zijn nog meer voordelen van elektronisch inkopen met CTM?
We kunnen nu automatisch een deel van de risico’s indekken. Als bijvoorbeeld een accountant wil controleren hoe wij hebben ingekocht, dan kan ik hem gewoon toegang verlenen tot CTM waar alles overzichtelijk is terug te vinden. Deze transparantie is niet alleen handig voor een controle, maar het is ook prettig dat collega’s kunnen herleiden wat er is gebeurd in een traject en eventueel het traject kunnen overpakken bij bijvoorbeeld vakantie of ziekte.
Verder zijn er verschillende andere voordelen te noemen. Door het gebruik van templates voor verschillende inkoopprocedures verloopt het inkoopproces veel efficiënter doordat we zo ‘van de plank’ een inkooptraject kunnen opstarten. Ik moet er niet meer aan denken, dat we alles weer via de e-mail zouden moeten versturen. Zoeken naar het juiste e-mailadres, de juiste aanhef, de juiste bijlagen, je kent het wel.
Vorig jaar zijn jullie ook dynamische formulieren in CTM gaan gebruiken, kan je daar iets over vertellen?
Ja, met de dynamische formulieren kunnen wij zelf een rapportage bouwen waarin we alle voor Oasen belangrijke informatie kunnen terugvinden. Zo kunnen we uit de rapportage die wij hebben opgesteld precies nakijken hoe de verhouding laagste prijs/EMVI is over alle aanbestedingen, welke aanbesteding duurzame elementen bevat of we kunnen per inkoper bijhouden welke trajecten hij heeft begeleidt. En we bouwen daarnaast ook data op per onderwerp of per leverancier. Bijvoorbeeld welke leveranciers vaak hebben gewonnen bij bepaalde typen opdrachten en welke leveranciers niet. Onder welk regiem valt de aanbesteding? De rapportage helpt ons om inzage te krijgen in allerlei data en hierover rapporteren we elk kwartaal.
Wat zou je in de toekomst willen op het gebied van elektronisch inkopen?
Zoals we daarnet bespraken, hebben we al heel wat verbeteringen behaald. Maar we maken nog niet van alle mogelijkheden gebruik. De volgende stap is dat we CTM ook gaan gebruiken voor (team)beoordelingen. En ik wil nog standaard mappenstructuren aanmaken per type procedure die we in één keer in een aanvraag kunnen kopiëren. Maar… stap voor stap, we zijn al heel ver.
*http://www.wijnoordholland.nl/nieuws-overzicht/historian-softwarepakket-voor-drinkwaterbedrijf-oasen-gouda/#.U2I2M61_tJY
Oasen maakt gebruik van CTM voor het uitvoeren van aanbestedingen voor nutssectoren. Valt uw organisatie ook binnen de nutssector, of bent u gewoon geïnteresseerd in elektronisch aanbesteden?
Ed de vries – Senior inkoper bij Oasen drinkwater