De invoering van flexplekken en flexwerken is enorm in opkomst, uit onderzoek (Integron 2011) blijkt dat meer dan 15 procent van de werknemers over een flexplek beschikt en 38 procent zelden tot nooit achter een bureau zit.
Met de invoering van flexplekken wordt meestal ook de digitale organisatie geïntroduceerd (niets meer printen en bewaren in mappen).
Tips aanbestedingsadministratie en de flexplek
En als u als inkoper veel verschillende aanbestedingstrajecten moet managen wordt het wel erg ingewikkeld om alle documenten in uw nieuwe “flexkastje” op te bergen. Steeds vaker horen wij dan ook in onze gesprekken met klanten bij zowel overheid als bedrijfsleven dat de introductie van flexplekken een extra stimulans is om nu daadwerkelijk over te stappen op elektronisch aanbesteden.
Dan moet de software die u voor elektronisch aanbesteden gaat gebruiken natuurlijk wel aansluiten bij de behoefte om goed digitaal te kunnen archiveren. Ons inziens zou uw software minimaal de volgende functionaliteiten moeten bevatten:
- Bibliotheek: Met één druk op de knop de gehele mappenstructuur (document bibliotheken) en daarin opgenomen documenten uploaden naar uw bedrijfs- en of project omgeving i.p.v. één voor één (no monkey work). Zo’n bibliotheek moet minimaal uit drie toegangsniveau’s bestaan: een bedrijfsomgeving waar iedereen binnen uw bedrijf bij de documenten kan, een projectomgeving waar alleen de projectleden toegang toe hebben en een persoonlijke omgeving waar een ieder zijn eigen documenten kan beheren.
- Versiebeheer: Het zogenaamde in- en uitchecken van documenten, met zo’n functionaliteit werkt u gegarandeerd met de laatse versie, maar ook alle vorige versie worden tevens bewaard en zijn eenvoudig inzichtelijk, Zo behoudt u altijd een complete geschiedenis van de documenten, wie eraan heeft gewerkt en wanneer etc..
- Samenwerken: U moet ook digitaal gemakkelijk kunnen samen werken aan documenten zonder het risico dat u gelijktijdig in eenzelfde document wijzigingen aanbrengt of dat een nog niet definief document gebruikt wordt in externe commucatie.
Bent u benieuwd hoe dit in de praktijk werkt of wilt u meer informatie over het CTM platform? Neem dan contact met ons op >>