Als nieuwe medewerker bij CTM Solution is één van mijn eerste taken enkele klanten interviewen over hun ervaring met het CTM platform. Deze maand ging ik in gesprek met Wendy Hinkenkemper, inkoper bij Gemeente Buren. Op dit moment is mevrouw Hinkenkemper bezig met het inrichten van het CTM platform voor gemeente Buren. Naar verwachting zullen vanaf April de eerste aanbestedingen van de gemeente middels het platform starten.
Hoe ziet de inkoop bij Gemeente Buren eruit?
“De inkoop is bij ons niet centraal geregeld, maar verdeeld over verschillende teams. Dit betekent ook dat aanbestedingen verschillend aangepakt worden. De een schakelt hulp in van een bureau of van een adviseur, de ander doet het helemaal zelf. Verder wordt gemeente Buren op inkoopgebied, samen met zo’n negen andere gemeenten in de regio, geadviseerd door Regio Rivierenland. Zij nemen geen werk van ons over, maar het is wel fijn dat ze ons kunnen adviseren. De meest gebruikte aanvraag is de meervoudig onderhandse, waarvan we er ongeveer vijftig per jaar starten. Daarnaast lopen er ook wat kleine, enkelvoudig onderhandse trajecten.”
Waarom is Gemeente Buren overgegaan op elektronisch aanbesteden?
“Eigenlijk hadden we niet zo veel keus, omdat met de nieuwe wetgeving elektronisch aanbesteden verplicht werd in 2016. Hoewel, dat geldt natuurlijk op Europees niveau. Voor ons is het echter ook interessant vanwege de structuur die elektronisch aanbesteden biedt. We willen namelijk meer uniformiteit. Omdat er verschillende werkwijzen zijn, is het lastig om bijvoorbeeld gedane aanbestedingen terug te vinden in ons systeem, want het staat niet op één plek.
Daarom waren we op zoek naar één systeem, zodat we een beter overzicht hebben en rapporteren makkelijker gaat. Daarbij zochten we naar een systeem wat ons door het aanbestedingsproces zou leiden. Het hele proces kan namelijk best lastig zijn, en als je er stap voor stap doorheen wordt geleid is dat prettig.”
Hoe zijn jullie uiteindelijk bij CTM uitgekomen?
“We hebben nog een tijd lang geprobeerd om in ons eigen registratiesysteem een workflow te maken, maar dit is niet gelukt. Daarna hebben we in de markt gekeken, en hebben we nog met twee andere partijen om de tafel gezeten voordat we in contact kwamen met CTM. Van de eerste partij hebben we na het eerste contact nooit meer iets gehoord, en over de ander waren we niet helemaal tevreden. Bij hen zat er een limiet op het aantal gebruikers, maar dat wilden we niet. Toen we verder keken, zagen we dat CTM niet zulke beperkte limieten hanteert, maar dat de hele afdeling toegang kan hebben. Hier zijn we erg blij mee.”
Hoe verloopt de inrichting?
“De voorbereiding gaat goed, het systeem is makkelijk in te richten en het meeste spreekt voor zich. Momenteel is onze voornaamste taak om uit te zoeken hoe we overal mee omgaan. Voor het inrichten heb je goede inkoop-technische kennis nodig, want het CTM platform heeft allerlei opties om aan of uit te zetten. Bij alles moet je nagaan wat het doet met het aanbestedingsproces en wat het betekent voor de inkoop. Voor de inrichting moeten we echter ook overeenstemming vinden tussen de werkwijzen van onze teamleiders. De een wil eerst alles zien om persoonlijk goed te keuren, de ander vertrouwt op zijn medewerkers en geeft goedkeuring vooraf. Hierin willen we graag één lijn trekken, maar het heeft tijd nodig om dit af te stemmen.”
Kunt u al inschatten wat de voor- en nadelen zullen zijn?
“Met het CTM platform zullen we een veel beter overzicht hebben over wat we aan het doen zijn. Daarnaast zal de dossiervorming en de samenwerking met collega’s een stuk makkelijker gaan. Nu komt er nog veel informatie via de mail binnen, wat natuurlijk onhandig is omdat niemand anders daarbij kan. Als je dan een dag afwezig bent, zijn collega’s niet op de hoogte. Binnen het CTM platform kunnen we echter een team aanmaken en vervolgens dat team aan een aanbesteding toevoegen. Zo blijft iedereen het overzicht houden.
Uiteindelijk kan het wel een uitdaging zijn om iedereen in de organisatie mee te krijgen. Je wilt natuurlijk dat alle informatie goed in het platform staat, en dat lukt vooral als iedereen er ook echt structureel mee werkt. Wanneer dat niet gebeurd, zou commitment binnen de organisatie wel een nadeel kunnen zijn. We zagen dit in het verleden gebeuren toen we probeerden om met een eigen systeem te werken. Hier zit natuurlijk ook een deel management in, als iedereen het nut van een nieuw systeem inziet, wil men er ook mee werken.”
Zijn er nog meer dingen waarin u een rol ziet voor tooling op inkoopgebied?
“Op dit moment zie ik dat niet. Ik vind het fijn dat er online platformen zoals CTM bestaan, want ze nemen veel werk uit handen. Het is prettig om goede aanbestedingen te kunnen doen waarbij een hoop zaken geautomatiseerd worden. Over het algemeen ben ik echter niet een groot voorstander van alles automatiseren, mensen moeten namelijk wel zelf blijven nadenken. Omdat elke aanvraag anders is, vind ik het belangrijk dat mensen zelf over de inhoud blijven nadenken.”