Interview met Wieteke ter Mors, Facilitair Adviseur bij Anculus, over het CTM platform

Sinds 2017 maakt Anculus, een professioneel adviesbureau voor vastgoed en facilities, gebruik van het CTM platform voor tendermanagement. Met gemiddeld vijftig aanbestedingen per jaar ondersteunen ze onderwijsorganisaties. Een gesprek met Wieteke ter Mors, Facilitair Adviseur.

Hoe ben jij bij Anculus gekomen, Wieteke?

“Eigenlijk ben ik deze functie in gerold. Na de HBO Facility Management heb ik onder andere als leveranciersmanager gewerkt bij een facilitair servicecenter. Toen ik in 2019 bij Anculus solliciteerde op een andere functie bij contractmanagement, vonden ze de functie voor Facilitair Adviseur beter bij mij passen. Daar ben ik nu inderdaad erg blij mee! Ik heb het hier naar mijn zin. Het is een klein bedrijf, dat vind ik prettig want de lijnen zijn kort, je kunt snel schakelen. Ook word je gewaardeerd voor je inbreng en de sfeer is goed, we doen het echt samen.”

Wat doet een Facilitair Adviseur?

“Anculus heeft een ontwikkeling doorgemaakt toen schoolbesturen aanbestedingsplichtig werden. De kennis om (Europees) aan te besteden was lang niet altijd in huis bij de besturen zelf. Dat is natuurlijk ook spannend, als je dat niet eerder hebt moeten doen. Anculus hielp toen vooral met adviseren. Nu zie je dat aanbesteden steeds normaler wordt voor organisaties.

Nog altijd begeleiden wij trajecten. Dat is meer dan inkoop alleen. Hoe organiseer je je zaken, in de breedste zin van het woord?  Het is ontzettend belangrijk om de behoeften uit te vragen en te zien wat er speelt. Dan ben je niet meer een inkoopadviseur, maar een facilitair adviseur. Je kijkt naar het hele plaatje.”

Hoe ziet aanbesteden bij Anculus eruit?

“Wij besteden aan voor onze opdrachtgevers, dit zijn veelal grotere schoolbesturen. Wat er nodig is, kan telkens verschillen. Dit hangt samen met hoe de opdrachtgever zelf georganiseerd is. Je wilt ervoor zorgen dat er zo veel mogelijk waarde uit een contract kan worden gehaald. Daarvoor is het ook nodig om huidige contracten onder het licht te houden. Loopt alles wel goed zoals het nu gaat? Wat is er nodig en waar is behoefte aan?

Met de huidige trend zie je dat er steeds meer verantwoordelijkheid bij schoolleiders komt. Hiermee veranderen ook de behoeften van de opdrachtgevers. Wij denken graag met ze mee om ervoor te zorgen dat ze de juiste opdrachtnemers vinden. Aanbesteden is een middel om dat doel te bereiken, maar aanbesteden is nooit het doel op zich. Het is natuurlijk belangrijk, en je moet je uiteraard houden aan wettelijke verplichtingen. Maar wij zijn veel meer dan enkel een ‘aanbestedingsbureau’. Je haalt er juist meerwaarde uit door het gehele proces te bekijken.”

Hoe ging aanbesteden voordat het CTM platform werd gebruikt?

“Dat heb ik zelf niet meegemaakt, maar ik heb er veel over gehoord! Alles ging handmatig, via de mail of zelfs via de post. Organisatorisch gezien is dat een heel gedoe, want je moet de juiste ontvangst faciliteren. Twee man nam de post in ontvangst, alles moest natuurlijk in gesloten enveloppen. Gelukkig hoeft dat niet meer.”

Hoe gebruiken jullie CTM?

“Ik vind het platform gebruiksvriendelijk en ik ben erg blij met het gebruik. We hebben een compacte checklist waarmee je door de stappen van het inkoopproces wordt begeleid en dat vind ik prettig. Op deze manier kun je overzichtelijk werken. Alle stappen die we niet gebruiken zijn uitgeschakeld, die zien we niet. Dat is ook duidelijk voor nieuwe collega’s, er zijn geen overbodige onderdelen. Op zich zou ik CTM wel breder willen inzetten, daarom is het ook wel goed om te blijven evalueren. Zetten we de tools die we hebben handig in? De jaarlijkse evaluatiegesprekken met onze CTM accountmanager zijn hier prettig voor.”