CTM Solution wil ervaringen van onze klanten met u delen. In deze blog een interview over contractmanagement met Max van Lier adviseur bedrijfsvoering en Cor Dijkhuizen adviseur contractmanagement (t.b.v. SZW) bij de Haagse Inkoop Samenwerking (HIS).
HIS is het eerste inkoop uitvoeringscentrum (IUC) van de Compacte Rijksinkoop (start 1-1-2012). Wat is er voor jullie als rijksinkopers veranderd?
Alles is met name zakelijker geworden. Iedereen moet 70% declarabel zijn. Je moet al je uren goed bijhouden en kunnen verantwoorden. Dit in combinatie met ‘het nieuwe werken’ waarbij iedereen op wisselende plekken of thuis werkt, zorgt er voor dat het voor veel mensen best ingrijpende veranderingen zijn. Kijk, een praatje bij het koffieapparaat hoort er ook gewoon bij. Als je bijvoorbeeld jarig bent en er is niemand die je even feliciteert, dan gaat het ook niet goed binnen een organisatie.
Voor het management zijn er ook zaken veranderd. HIS werkt met inkoopkalenders voor de EU aanbestedingen zodat de pieken en dalen beter beheerd kunnen worden. Enerzijds zodat niet te veel grote aanbestedingen op hetzelfde moment worden ingepland en anderzijds zodat er een juiste verhouding vaste dienst medewerkers (circa 70%) en externe inhuur (circa 30%) kan worden bepaald.
Wie zijn de opdrachtgevers van HIS?
Dat zijn de ministeries Financiën (FIN), Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), Volksgezondheid Veiligheid en Sport (VWS), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), Algemene Zaken (AZ) en Buitenlandse Zaken (BZ). De werkzaamheden die wij uitvoeren zijn verschillend per ministerie en elk ministerie heeft ook haar eigen beleid met bijvoorbeeld specifieke drempelwaarden of specifieke wensen. Er is voor twee jaar een verplichte winkelnering (o.a. 2013/2014 voor SZW) en daarna wordt het spannend. De ministeries kunnen dan voor HIS blijven kiezen of toch switchen naar marktpartijen. Het kan uiteraard ook nog gebeuren dat de politiek iets anders gaat beslissen. Dat is afwachten.
Wat doet HIS voor de verschillende ministeries?
Dat is heel divers: Offerte trajecten, EU-aanbestedingen, opstellen van contracten of nadere overeenkomsten, contractverlengingen en –wijzigingen, opstellen van raamovereenkomsten, afroepen op raamovereenkomsten en het managen van grote Rijksbrede ICT contracten. Daarnaast zijn in het kader van categoriemanagement diverse categorieën, die worden gestuurd door Directoraat-Generaal Organisatie Bedrijfsvoering Rijk (DGOBR) bij HIS ondergebracht. Nu zijn dat de categorieën Vervoer en Uitzendkrachten. De categorieën Kantoorartikelen en –Inrichting zijn 1 september jl. overgedragen aan Rijkswaterstaat (RWS), hier zullen andere categorieën voor terug komen.
Dat is een behoorlijke opgave, hoe wordt CTM hierbij gebruikt?
CTM is leidend voor alle inkoopprocessen van HIS. Dat is erg prettig want we hebben nu alle inkooptrajecten en contracten beschikbaar in één systeem, waardoor we geen dubbel werk hoeven te verrichten en eenvoudig volledige inkooprapportages kunnen maken.
Hoe is het ontstaan dat CTM zo sterk is geïntegreerd in de HIS bedrijfsprocessen?
Juni 2009 werd het contractbeheer bij het ministerie van SZW gecentraliseerd onder de afdeling Inkoop. Hierdoor werd duidelijk dat allerlei contractinformatie niet voorhanden of onvolledig was. Vervolgens tikte de Algemene Rekenkamer het ministerie op de vingers met een aantal bevindingen:
– Contractregistratie vindt niet integraal plaats
– Contractbeheer moet in 2010 wezenlijk verbeteren
– Contractbeheer moet voldoen aan de regelgeving
– Contractdossiers zijn onvolledig
Als gevolg hiervan heeft het ministerie van SZW een verbeterplan vastgesteld en direct uitgevoerd in 2009. Onderdeel van het verbeterplan was dat CTM werd ingezet als uniforme applicatie voor contractbeheer. In 2012 was er een nieuwe audit. De auditdienst had inmiddels zelf toegang tot CTM en kon alles zelf controleren, met als conclusie over 2012 dat er geen enkele onvolkomenheid meer was voor SZW.
Per 1 januari 2013 is SZW ondergebracht bij HIS. Het succes dat SZW boekte met CTM, heeft ook andere afnemers van de HIS doen besluiten over te gaan op CTM om hun contractregistratie uit te voeren.
In dit interview willen we met name wat dieper ingaan op contractmanagement. De termen contractmanagement en contractbeheer worden nogal eens door elkaar gebruikt. Hoe is dat bij HIS?
Onder contractbeheer verstaan wij registratie van contracten. Contractmanagement is voor ons het monitoren van contracten tijdens de looptijd op basis van KPI’s, het periodiek overleggen met leveranciers en eventueel bijsturen indien nodig.
Hoe staat het contractbeheer er nu voor binnen HIS?
We hebben de afgelopen jaren het beheren van de contracten verder verbeterd door de informatie in CTM steeds verder uit te breiden, zoals bijvoorbeeld het registreren van de inkoopdoelstellingen. Als er nu bijvoorbeeld een departement aanklopt met de vraag bij hoeveel inkopen er Social Return is toegepast kunnen we dat direct uit CTM halen. De CTM applicatie leent zich goed voor het uitbreiden van de contractinformatie met extra velden. Dat werkt heel prettig en we kunnen het zelf inrichten zonder daar CTM consultants bij nodig te hebben. Uiteraard is dat voor ons ook financieel gezien een voordeel. We lopen niet telkens tegen meerkosten op voor een systeemlicentie of voor consultancy uren.
Wat levert het gebruik van CTM jullie op met betrekking tot contractbeheer?
De flexibiliteit waarmee wij nu contracten kunnen bewaren en beschikbaar stellen binnen de ministeries is voor ons en onze afnemers belangrijk. De contracten zijn op uitgebreide manieren te filteren en terug te vinden. Bijvoorbeeld op uitgavencategorie of op afloopdatum over een bepaalde periode. We kunnen gedraaide rapportages makkelijk exporteren naar Excel. Als een einddatum van een contract nadert, krijgen we keurig een notificatie en kunnen we tijdig verlengen of heraanbesteden. Kortom wij zijn heel positief over CTM. Al met al blijft contractregistratie mensenwerk. Als er niet uniform of onvolledig wordt ingevoerd dan heeft dat direct negatieve gevolgen. Een systeem kan dat nooit helemaal afdekken.
Hoe ervaren jullie het dat nu alle contracten online beheerd worden?
Voorheen hadden we kasten vol met contracten. Kijk nu om je heen, geen kast meer te zien. Alles is overzichtelijk te vinden en voor iedereen die geautoriseerd is bereikbaar. Het spreekt voor zich dat het ook een pré is dat je niet meer afhankelijk bent van één locatie om bij de contracten te kunnen komen. Waar je ook op kantoor zit of al ben je thuis, het maakt niet uit. Je hebt altijd toegang tot je dossiers. Daarnaast geven wij onze opdrachtgevers rechten om de contractinformatie en het daadwerkelijke contract via CTM in te zien. Dat is ook een behoorlijk verschil met hoe het voorheen ging. Vroeger kregen wij de vraag waar het contract was of moesten wij overzichten maken. Nu hebben onze opdrachtgevers zelf al gekeken in CTM en gaan de vragen direct over de inhoud. Dat is echt een verandering en scheelt ons tijd. Ook minicompetities op raamcontracten gaan via CTM. Wat zijn de ervaringen hier mee?
In het begin was er veel weerstand. Mensen wilden niet ‘weer met een systeem’ gaan werken. Alle minicompetities werden eigenlijk via brief of mail uitgezet. We hebben hier begin 2012 tijd in geïnvesteerd en dat heeft zich inmiddels terugverdiend. Er wordt nu naar volle tevredenheid gebruik gemaakt van minicompetities onder raamovereenkomsten waardoor contracten direct geregistreerd worden na het doen van een uitvraag. Op deze manier heb je al je aanbestedingsdocumenten inzichtelijk bij elkaar.
HIS doet ook aan ‘contractmarketing’, kunnen jullie daar iets over vertellen?
Jazeker, contractmarketing gaat over het bekendmaken van aanwezige contracten. Je kan je voorstellen dat binnen de departementen en ook interdepartementaal veel contracten bestaan en dat het moeilijk is om de contractinformatie te delen met de relevante doelgroepen. Het gaat enerzijds om het überhaupt kenbaar maken van een aanwezig contract en anderzijds ook over informatieverstrekking zoals looptijd, leverancier, welke diensten, etc.
Tot voor kort konden wij via CTM per contract bepalen of de contractinformatie eventueel met bijbehorend contract beschikbaar kwam op ons Rijksportaal (intranet). Hiervoor gebruikten wij de functionaliteit ‘Light user’ van CTM. Echter met de wijziging naar de nieuwe beheersregels op het Rijksportaal is onze CTM button uit het portaal verwijderd. We moeten de button naar CTM weer snel er op terugkrijgen want we zetten nu echt een stap terug. De tijdelijke oplossing is nu dat we groepen (directies) kijkrechten hebben gegeven op de betrokken contracten.
Heeft HIS voor de toekomst speciale ambities op het gebied van contractmanagement of –beheer?
We zijn met name met een professionaliseringsslag bezig. Contractmanagement wordt een specifieke tak binnen HIS. Er worden een teamleider en specialisten op het gebied van contractmanagement en -beheer ingezet. Wij denken dat we in die structuur de departementen straks optimaal kunnen bedienen.
Wat zou je graag veranderd zien met betrekking tot contractmanagement of -beheer in CTM?
Voor het echte contractmanagement, dus het periodiek monitoren van contracten met leveranciers, gebruiken we CTM nog niet. Dit doen we nu nog buiten CTM om. Wat betreft contractbeheer zijn we zoals al eerder gezegd zeer positief. CTM is erg volledig. Wat voor ons nog een verbetering zou zijn is in plaats van twee afzonderlijke rapportages voor contracten en aanvullingen op contracten, één rapportage waarin alles staat verwerkt. Maar dat zit er aan te komen toch?
Dat klopt! Het staat ingepland voor onze voorjaarsrelease 2014.
Wilt u meer informatie over hoe contractmanagement van CTM uw organisatie kan ondersteunen? Neem contact met ons op.
Bekijk al onze blogs