Een mooie mijlpaal om bij stil te staan: Shared Service Centrum ONS (SSC ONS) maakt al een jaar gebruik van het CTM platform. Inmiddels zijn er zo’n zeventig aanbestedingen online uitgevoerd. Een goede aanleiding om Joost Heuver, functioneel beheerder van ONS, wat vragen te stellen.
Wat is ONS?
“Ongeveer vijf jaar geleden is ONS ontstaan vanuit gemeente Zwolle, gemeente Kampen en provincie Overijssel. Het idee was dat zaken zoals salarisadministratie, ICT en inkoop prima centraal geregeld kunnen worden. Inmiddels zijn Gemeente Dalfsen, Gemeente Zwartewaterland en Gemeente Westerveld ook aangesloten. Momenteel zijn er gesprekken met andere gemeente in de buurt gaande over toekomstige samenwerkingen, dus er zullen de komende jaren nog wel meer gemeenten bij komen.”
Hoe is de inkoop geregeld?
“Vanuit het ONS ondersteunen wij met een groep inkoopadviseurs de gemeenten met hun inkoop. Iedere aanvraag begint met een inkoopstartformulier, dat we overigens ook via CTM geregeld hebben. Vervolgens voeren wij alle Europese aanbestedingen actief zelf uit. Dit betekent dat iemand van ons team de projectleider is. Qua taken kun je denken aan zorgen dat de juiste mensen bij elkaar komen; het bepalen van de strategie; alle documentatie in orde maken; en online publiceren.
Verder doen de gemeenten onderhandse aanvragen zo veel mogelijk zelf. Hierbij verzorgen we ook ondersteuning, zoals het aanleveren van een stappenplan en gestandaardiseerde documenten voor offerteaanvragen. Dit zijn formats voor de leidraad, nota en modeldocumenten.”
Wat is jouw rol binnen ONS?
“Ik doe het functioneel beheer en support voor ONS. In deze rol weet ik veel van CTM en het inkoopstartformulier, dus ik begeleid mijn collega’s, de inkoopadviseurs, op het platform. Zelf doe ik geen inkoop en die achtergrond heb ik ook niet. Ik heb ooit commerciële economie gestudeerd en daarna heb ik verschillende functies gehad. Een belangrijk onderdeel van mijn taken was het maken van data analyses, dat vind ik leuk. Dat was voor mij ook de reden om twee jaar geleden op deze functie te solliciteren.”
ONS begon initieel met ander platform en is een jaar geleden, na een aanbesteding, overgaan naar CTM. Kun je hier meer over vertellen?
“Ik werk goed met nieuwe systemen en vind verandering nooit zo’n probleem. Volgens mij is het ook vlekkeloos verlopen. Sowieso is het fijn dat we voor het inkoopstartformulier alles zelf kunnen opzoeken. En wat het platform betreft is het gebruik intuïtief en verloopt alles ook goed. We hebben onze eigen procedures voor Europese aanbestedingen en voor onderhands Werken en de checklists spreken voor zich. Je gaat gewoon alle opties langs en dan ben je klaar. Kind kan de was doen.”
Wat vind je van het contact met CTM?
“Het contact ervaren we als heel prettig. Als we vragen hebben, weten we dat we altijd kunnen bellen of mailen. Eigenlijk hoeven we de helpdesk ook niet zo vaak te bellen. Misschien heb ik het afgelopen jaar tien keer gebeld, dus dat is gemiddeld één keer per maand. Vind ik niet heel veel. En je bent direct geholpen, dus dat is mooi.”
Tot slot dan jullie huidige werksituatie. Hoe gaat inkopen ten tijde van corona?
“Eigenlijk heel goed. Bij ons verloopt alles uiteraard digitaal en spreken we elkaar via Microsoft Teams, telefoon of mail. Het werk wordt goed opgepakt, alles gaat door zoals het moet. Je mist natuurlijk wel het persoonlijke contact, helaas hebben we niet zoiets als een digitale vrijmibo georganiseerd. Wel hebben we laatst met een deel van het team gepicknicked in het park achter het provinciehuis, zodat we afstand konden houden. Het was leuk om iedereen weer te kunnen zien en te spreken. In de toekomst zullen we waarschijnlijk niet teruggaan naar de oude werksituatie, thuiswerken blijft wel de norm voor ons.”
De huidige werkplek van Joost Heuver: thuis aan tafel.
