Na een pilot van één jaar bij twee stadsdelen en twee diensten rolt de gemeente Amsterdam na een positieve evaluatie de door Amsterdam genoemde Site Externe Inhuur uit naar alle diensten en stadsdelen van Amsterdam. In deze blog van CTM Solution een interview met Anne-Nore Thung, Recruiter Externe Inhuur, van het Servicehuis Personeel (SHP) van Amsterdam.
Hoe is de gemeente Amsterdam op het idee gekomen een marktplaats voor inhuur te starten?
Amsterdam heeft een aantal speerpunten zoals een brede marktbenadering en meer kansen voor MKB en ZZP. Maar dat is niet het enige. Ook de gemeente Amsterdam is op zoek naar efficiëntie en kostenbesparing. Een marktplaats inhuur kan daar heel concreet aan bijdragen. Dit waren redenen voor Concern Inkoop om anderhalf jaar geleden een aanbesteding te starten om software voor deze Site aan te schaffen.
Wie hebben er aan de pilot meegedaan?
Stadsdeel Zuid, stadsdeel West, Dienst Werk en Inkomen en Dienst Infrastructuur Verkeer en Vervoer. Het leuke is dat de pilotgroep organisch is gegroeid. Nadat we een tijdje in de lucht waren hebben het Afvalenergiebedrijf, Stadsdeel Zuidoost en het Ingenieursbureau zich zelf aangemeld. Wij hebben als recruiters ook geprobeerd om zo laagdrempelig mogelijk bereikbaar te zijn. Uiteindelijk zijn er tot op heden 220 opdrachten via de Site Externe Inhuur gegund.
Wat is jouw precieze rol als Recruiter Externe Inhuur?
Als recruiter ga ik in gesprek met de interne opdrachtgevers binnen de diensten en stadsdelen van Amsterdam. In overleg adviseer ik of een functie geschikt is om via de Site Externe Inhuur uit te vragen. De wensen van de opdrachtgever vertaal ik naar de juiste eisen en gunningcriteria die ik vervolgens via de Site Externe Inhuur uitzet. Doorgaans wordt binnen tien tot veertien kalenderdagen een top vijf van kandidaten op combinatie van prijs en kwaliteit geselecteerd. Ik begeleid van intake tot de kennismakingsgesprekken. De opdrachtgever gaat vervolgens zelf met de kandidaten in gesprek. Ook verzorg ik de afwijzingen en maak ik de opdrachtovereenkomst op.
Hoe ervaren de opdrachtgevers deze werkwijze?
Ik kan zeggen dat zij dat eigenlijk altijd als zeer prettig ervaren, want er wordt veel administratief werk uit handen genomen en er kan via de site snel geschakeld worden met de markt. Na de gesprekken met de kandidaten heb ik vaak teruggekregen dat men positief verrast was over de kwaliteit van de kandidaten. Daarnaast kan het als opdrachtgever soms moeilijk zijn om een inschatting te maken van de actuele tarieven voor inhuur. Als je dan de verschillende cv’s met tarieven voor je hebt liggen, dan kan je dat wel een betere kijk op marktconforme tarieven geven.
Voor wat voor type inhuur wordt de Site Externe Inhuur voornamelijk gebruikt?
Amsterdam kent vele functienamen en functiegroepen, maar in ieder geval is er veel ingehuurd in het vakgebied Sociaal Domein en het vakgebied Organisatie Advies, daarnaast zijn er veel technici aangevraagd. Er worden specialisten ingehuurd, vanaf ‘schaal 10’ mits er geen eigen personeel van de gemeente beschikbaar is. Wij hebben zelfs voor een aantal diensten bedrijfsartsen ingehuurd via het vakgebied Arbo Expertise. Leuk om te weten is dat ook zelfstandige bedrijfsartsen en kleine maatschappen staan ingeschreven en ook zijn gegund voor opdrachten. Dat was via een traditioneel aanbestedingstraject niet zo snel gebeurd.
De pilot is nu afgerond, kan je iets vertellen over de evaluatie?
Jazeker, de pilot is positief tot zeer positief geëvalueerd. De gestarte kandidaten hebben een gemiddeld cijfer van 8.2 gekregen. Circa 58% van de inhuur was ZZP of MKB en er is een aanzienlijke kostenbesparing van gemiddeld 20 – 25% op de inhuurtarieven gerealiseerd. Op basis van de evaluatie is een business case opgesteld en voorgelegd aan het Centraal Management Team (CMT) van de gemeente Amsterdam. Daar is een besluit genomen dat er wordt uitgerold naar alle diensten en stadsdelen. Het is vrij uniek dat er zo snel een uitrol in gang wordt gezet voor de gehele stad, 7 stadsdelen en 24 diensten.
Dat is best spannend, zo’n grote uitrol? Of valt dat wel mee?
Ja dat is wel spannend te noemen. Wij zijn vanuit het SHP begonnen met een ‘roadshow’ langs de 31 diensten en stadsdelen, zodat wij iedereen kunnen informeren. Er is een besluit genomen in het CMT en wij willen vanuit het Servicehuis Personeel graag laten zien aan de hand van praktijkvoorbeelden wat wij voor hen kunnen betekenen. Andersom willen we met de ‘roadshow’ ook bereiken dat we écht met de diensten en stadsdelen in gesprek blijven; wat hebben ze nodig, waar ligt hun behoefte en welke vraagstukken kennen zij op het gebied van externe inhuur. Binnen Amsterdam zijn de teammanagers zelf verantwoordelijk voor externe inhuur, wij willen dan ook graag de managers overtuigen van de voordelen. In de praktijk is het zo dat elke dienst op een andere manier wenst te werken. Bij de ene dienst heb ik als recruiter voor elke aanvraag direct contact met de manager en bij de andere dienst communiceer ik met een HR adviseur.
Krijg je wel eens reacties van leveranciers over de Site Externe Inhuur?
Ja er zijn zeker reacties, en je zult begrijpen dat de mensen die een opdracht gegund is vaak veel positiever zijn. Sommige leveranciers willen graag een afspraak. Wij kunnen helaas geen mogelijkheid bieden om persoonlijk in gesprek te gaan omdat er ruim 1.500 unieke leveranciers zijn ingeschreven. Een gesprek levert ook geen voordeel voor de leveranciers op bij toekomstige uitvragen. Wij ontvangen via het berichtenplatform of telefonisch wel input en wij staan ook open voor feedback. Soms geven leveranciers bijvoorbeeld aan hoe een andere aanbestedende dienst de aanvragen uitzet. Daar kunnen nuttige tips tussen zitten.
Wat zou je graag anders zien in de Site Externe Inhuur?
Niet zozeer iets anders in de Site Externe Inhuur. Jullie systeem werkt goed en ik zie ook dat jullie zelf blijven ontwikkelen en verbeteren. Ik zou het leuk en nuttig vinden als een aanvraag ook meer zichtbaar zou zijn via andere kanalen. Bijvoorbeeld dat we een aanvraag onder de aandacht kunnen brengen via social media. Wie weet iets om op te pakken in de toekomst. En ik zou graag eens in gesprek gaan met andere marktplaatsklanten van CTM. Ik ben benieuwd wat hun ervaringen zijn.
Dat lijkt ons een goed plan, daar gaan we voor zorgen!
Vindt u dit een interessante blog? Voor meer blogs over de marktplaats inhuur:
Voor ondernemers: Aanmelden bij de ‘Site Externe Inhuur’ van Amsterdam kan onder andere via:
http://www.amsterdam.nl/ondernemen/inkoop-aanbesteden/externe-inhuur/
Wilt u meer informatie over uw eigen marktplaats inhuur? Neem contact met ons op