In onze driedelige blogreeks bespreken we succesvol gebruik maken van e-Sourcing in de private sector, aan de hand van het afstudeeronderzoek van onze stagiair Roos Verschure. In deel twee richten we ons op de voordelen van e-Sourcing en specifiek wat het u oplevert om te werken met het CTM platform.
Deel II: De zeven voordelen van e-Sourcing.
Zoals te lezen is in de eerste blog van deze reeks, draagt e-Sourcing bij aan de professionaliteit van inkoop. Het staat vast dat met het gebruik van e-Sourcing tools allerlei voordelen te behalen zijn, dat wordt namelijk al meer dan vijftien jaar onderschreven. Om het zo overzichtelijk mogelijk te maken, hebben we voor u de zeven belangrijkste voordelen van e-Sourcing onder elkaar gezet. Vanzelfsprekend zijn al deze voordelen te behalen met het CTM platform.
1. Efficiëntie
Tijdens het gehele tactische inkoopproces wordt er door inkopers en leveranciers gebruik gemaakt van hetzelfde systeem, wat de efficiënt enorm verhoogt. Op het CTM platform kunnen doorlooptijden sterk verkort worden met behulp van automatische vergelijkingen en met het hergebruiken van informatie. Denk bij het hergebruiken van informatie bijvoorbeeld aan de inzet van templates, zoals templates voor brieven en berichten, alsmede allerlei algemene- en project specifieke criteria en documenten. De automatische vergelijkingen dragen significant bij aan de efficiëntie omdat de functionaliteit een side-by-side vergelijking biedt voor het maken van offertespiegels. Wanneer inkopers vooraf specificeren wat ingekocht moet worden, kan dat vervolgens vergelijkbaar worden uitgevraagd.
Bovendien profiteren organisaties die ook de CTM contractmodule gebruiken van nog meer efficiëntie: alle informatie uit tenders wordt automatisch meegenomen naar contracten, wat een beduidende tijdsbesparing oplevert. Ideaal!
2. Kostenbesparing
Werken met een e-Sourcing systeem levert tevens diverse kostenbesparingen. De concrete besparingen die e-Sourcing u oplevert zijn enerzijds te winnen binnen het eigen werkproces. Zo kunnen de administratieve kosten in het sourcingproces tot wel 60% gereduceerd worden. Daarnaast wordt er ook bespaard in directe kosten zoals distributiekosten, papier- en koerierskosten en vermindert de noodzaak om te reizen en face-to-face vergaderingen te houden. Anderzijds zijn er besparingen te realiseren in het inkoopproces zelf. Inkopen wordt namelijk goedkoper door bredere concurrentiestelling. Daaropvolgend is er winst te behalen door vermindering van maverick buying, een goed georganiseerde rapportage van informatie en lagere inkoopkosten – afhankelijk van het inkoopsegment kunnen de inkoopkosten 5% tot 15% worden verminderd.
3. Uniformiteit
Werken in hetzelfde systeem maakt een uniforme werkwijze mogelijk, omdat iedere inkoper dezelfde stappen doorloopt, waarbij berichten en brieven door middel van templates uniform worden verstuurd. Een uniforme werkwijze verlaagt de kans op risico’s. De uniformiteit werkt door in uw gehele inkoopproces: doordat de interactie grotendeels elektronisch geschiedt en alle leveranciers gelijktijdig over dezelfde informatie beschikken, worden leveranciers gelijkwaardiger behandeld.
4. Het delen van kennis
Het delen van kennis gaat ontzettend vlot, verloopt transparant én is altijd actueel. Omdat alle betrokkenen over dezelfde gegevens beschikken, is er sprake van een single source of truth. Er hoeft niet gezocht te worden naar het laatste bestand dat gemaild is. Nee – men hoeft simpelweg in te loggen op het platform. Hier kunnen inkopers en leveranciers online en plaatsonafhankelijk samenwerken, met informatie die altijd actueel in juiste versies beschikbaar is.
Een bijkomend voordeel: er hoeft tevens een stuk minder gecommuniceerd te worden omdat de benodigde informatie altijd beschikbaar is op het platform. Hierdoor vermindert het aantal berichten, documenten en contracten dat tussen inkopers en leveranciers uitgewisseld moet worden. Aansluitend is een platform uitermate gemakkelijk om informatie over tenders en contracten, beoordelingen en berichtenverkeer in te zien. Dergelijke informatie gaat niet langer verloren in de mailbox of de harde schijf van collega’s. Omdat alle informatie altijd toegankelijk blijft, functioneert het platform als een eigen opgebouwde database, waarover op elk moment overzichtelijke rapportages uitgedraaid kunnen worden.
5. Verlaging van inkooprisico’s
Inkooprisico’s worden mede verlaagd met het gebruik van templates en standaarden; het vlotte delen van kennis; en de uniformiteit van processen. Maar er zijn nog meer functies in het platform die bijdragen aan de vermindering van inkooprisico’s, zoals leveranciersbeoordelingen en de mogelijkheid om leveranciers te pre-kwalificeren. Voorafgaand aan een tender kan er gebruik worden gemaakt van een pre-kwalificatie, zodat enkel leveranciers die aan vooraf opgestelde basiscriteria voldoen worden uitgenodigd. Vervolgens kan na een tender de prestatie van een leverancier gelogd en opgeslagen worden met behulp van periodieke metingen, zodat deze organisatiebreed beschikbaar zijn.
6. Volledig audit trail, compleet dossier
Terwijl inkopers en leveranciers gezamenlijk online werken, wordt er een audit trail of een logboek gecreëerd. Hierin staat de volledige historie van een tender weergegeven, met ondernomen acties en stappen. Het logboek helpt bij het verantwoorden en bij het intern delen van gegevens binnen de organisatie. Het online logboek in CTM is extra overzichtelijk vanwege de zoekfilters die gebruikt kunnen worden. Zo is het hele proces in te zien of kan er indien nodig specifiek gefocust worden op één leverancier.
Aanvullend beschikt het platform over extra pagina’s met informatie, zoals een dashboard met de voortgang van leveranciers. Hier staat de voortgang van een tender in één pagina overzichtelijk weergegeven, waar bijvoorbeeld te zien is welke leveranciers de uitnodiging al hebben aangenomen of wie er juist nog niet begonnen zijn.
7. Meer tijd voor kerntaken
Het grote voordeel van een platform dat efficiëntie, effectiviteit, uniformiteit en transparantie bewerkstelligt, is de tijd die overblijft voor kerntaken. De aanzienlijke afname van allerlei randzaken tijdens het gehele inkoopproces kan leiden tot een tijdsbesparing van wel 30%. Deze tijdswinst kan vervolgens besteed worden aan inkoop strategieën en -tactieken. Kortom, het CTM platform laat inkopers weer inkopen.
Lees meer over Succesvol e-Sourcing Implementeren in deel III van onze blogreeks.
Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden die e-Sourcing en het CTM platform u kunnen bieden? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op!
Deel I nog niet gelezen? Klik op de bovenstaande button om direct naar het artikel te gaan.
De zeven voordelen van e-Sourcing:
Efficiëntie
Kostenbesparing
Uniformiteit
Het delen van kennis
Verlaging van inkooprisico’s
Volledig audit trail, compleet dossier
Meer tijd voor kerntaken
“Het CTM platform laat inkopers weer inkopen.”
