In onze driedelige blogreeks bespreken we succesvol gebruik maken van e-Sourcing in de private sector, aan de hand van het afstudeeronderzoek van onze stagiair Roos Verschure. In de voorgaande delen heeft u kunnen lezen dat e-Sourcing bijdraagt aan het professionaliseren van inkoop en welke voordelen e-Sourcing u kan bieden. In deze derde en tevens laatste blog van de reeks bespreken we wat de gewenste situatie is om met e-Sourcing te starten.
Deel III: Succesvol e-Sourcing Implementeren.
Het implementeren van e-Sourcing begint bij het vaststellen van het volwassenheidsniveau van uw inkoopafdeling. Voor een succesvolle implementatie bevindt een organisatie zich minimaal in fase drie ‘Gecoördineerde inkoop’ van Keough’s inkoopontwikkelingsmodel. In fase één en twee is de inkoopafdeling nog te eenvoudig: operationele inkopers ‘bestellen’ in plaats van het uitvoeren van tactische of strategische inkoopactiviteiten. De voordelen van e-Sourcing kunnen dan niet optimaal benut worden.
Bevindt uw organisatie zich minimaal in fase drie, ‘Gecoördineerde inkoop’? Doorloop dan de volgende stappen:
- Analyseer leveranciers en producten.
Bekijk uw leveranciersportfolio en uw producten om erachter te komen of e-Sourcing succesvol kan worden toegepast in de markt waarin uw organisatie opereert. Wanneer de kracht van leveranciers laag is, in het geval van hefboom- of routineproducten, kunnen e-Sourcing tools eenvoudig concurrentiestelling creëren. Voor hefboomproducten is de impact op de winst hoog en zijn besparingen daarom al snel succesvol. Bij routineproducten is de besparing ook interessant, met als extra voordeel dat inkooptrajecten een snellere doorlooptijd maken. Voor ieder type product is het wenselijk dat het afnamevolume substantieel is.
- Stel uw specificaties op.
Stel van te voren de specificaties voor de selectiefase van alle producten en diensten op. Vooral voor grotere organisaties neemt dit tijd in beslag, maar op de lange termijn wordt hier juist veel winst uit gehaald omdat zulke informatie herbruikbaar is. Door middel van e-Sourcing tools zoals het CTM platform is dergelijke informatie ook makkelijk te delen met collega’s, bijvoorbeeld wanneer een soortgelijk product ingekocht wordt, en gaat er geen kennis verloren. Een bijkomend voordeel: gestructureerde specificaties kunnen ook ingezet worden in combinatie met de CTM database, zodat er gericht naar leveranciers gezocht kan worden. Dit helpt om meer geschikte leveranciers te bereiken en het toeleveringsrisico te verlagen.
Tips voor een succesvolle implementatie
Komt u tot de conclusie om e-Sourcing te gebruiken? Fantastisch, u bent op weg om uw inkoop te professionaliseren! Om uw organisatie zo goed mogelijk door het proces te leiden, delen we graag enkele waardevolle tips:
Stel lange termijn inkoopdoelstellingen die bijdragen aan het professionaliseren van de inkoopafdeling.
Segmenteer uw productgroepen om vast te stellen voor welke groepen e-Sourcing tools succesvol worden ingezet.
Kies voor een ‘olievlek-benadering’ in tegenstelling tot een brede ‘big bang-aanpak’. Begin met een deel van organisatie en spreid daar vandaan uit.
Start met laaghangend fruit voor snelle resultaten. Door te starten met eenvoudige aanvragen uitgezet bij enkele leveranciers kunt u al zorgen voor een betere prijs/kwaliteit, wat direct een bijdrage aan het bedrijfsresultaat kan leveren. Direct resultaat zien werkt een stuk prettiger dan het volledig digitaliseren van een complexe aanvraag, wat meer tijd vergt. Draag deze successen ook uit in de organisatie.
Creëer draagvlak op meerdere niveaus, zowel top-down als bottum-up. Door de voordelen van e-Sourcing bedrijfsbreed te presenteren wordt het draagvlak groter. Hoe groter het draagvlak, des te groter de bereidheid en medewerking van collega’s en afdelingen. Bovendien is het essentieel om concrete doelstellingen op directieniveau te verankeren.
Tenslotte is het belangrijk om stil te staan bij het effect van onze tips. Met gebruik van e-Sourcing tools kunnen veel voordelen worden behaald. Deze voordelen worden echter alleen behaald wanneer de tools goed worden gebruikt. Ieder systeem is zo effect als de steun en inzet van alle eindgebruikers. Betrek daarom zoveel mogelijk mensen bij de implementatie en neem de tijd om bedrijfsbreed draagvlak te creëren.
Bij CTM denken we graag mee over de implementatie en wat voor uw organisatie de beste aanpak is. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op.
Een succesvolle implementatie
Goed om te weten voor de kleinere bedrijfsklassen: de grootte van de inkoopafdeling staat los van de mate van inkoopprofessionaliteit. Een klein- of middenbedrijf kan prima beschikken over een professionele inkoopfunctie zonder een inkoopteam van tientallen medewerkers.
