HVC Groep gebruikt al jaren het CTM platform. Werd het platform eerst hoofdzakelijk ingezet voor enkel Europese aanbestedingen, inmiddels wordt tijdens het gehele tactische inkoopproces gebruik gemaakt van CTM: vanaf het moment dat de markt wordt verkend tot en met het beheren van contracten. Een gesprek met Eric Schouten, Inkoopmanager.
Hoe ziet de inkoop bij HVC Groep eruit?
“Onze inkoop wordt centraal gecoördineerd door een team dat bestaat uit zes junior- en senior inkopers. De projecten waar we ons mee bezighouden zijn heel divers, want ons bedrijf bestaat uit drie units en al deze units hebben verschillende behoeften. Bij ‘Energie uit Afval’ gebruiken we bijvoorbeeld veel raamovereenkomsten voor terugkerende bestellingen. Bij ‘Duurzame energie’ doen we juist grotere projecten waar openbare en niet-openbare procedures voor nodig zijn.”
HVC Groep
De grootste niet-commerciële afvalinzamelaar is in te delen in drie units:
- Grondstoffen houdt zich bezig met het inzamelen en scheiden van afval.
- Energie uit Afval verwerkt rest- en groenafval door te verbranden, vergisten en composteren en wint hieruit zoveel mogelijk duurzame energie en grondstoffen.
- Duurzame energie legt warmtenetten aan en ontwikkelt projecten voor productie van wind en zonne energie. Zo is warmte uit verbranding bruikbaar voor het regelen van stadsverwarming of het aandrijven van generatoren.
De inkoopbehoeften van deze drie units zijn erg gevarieerd.
Waarom maken jullie van gebruik van het CTM platform?
“Zo’n drie jaar geleden ben ik bij HVC gekomen en toen was CTM al in gebruik. Het werd veelal voor Europese aanbestedingen ingezet. Ik zag de voordelen van het platform en merkte dat we CTM voor veel meer zouden kunnen gebruiken dan alleen voor de Europese aanbestedingen. Op dat moment werkte iedereen vanuit zijn eigen mailbox en eigen werkschijf, wat grote nadelen heeft wanneer een collega niet aanwezig is. Voor mij is dat ook echt de meerwaarde van het platform: wanneer je op CTM kijkt, heb je de definitieve versie van een aanvraag of offerte voor je neus, ongeacht of een collega nog een conceptversie op zijn eigen werkschijf heeft staan. Waar je ook in je proces bent, na de opening van de kluis, tijdens de beoordeling of in het contract – wat in het platform staat is de werkelijkheid en de waarheid.”
Wat is uw rol binnen HVC?
“Ik deel en ondersteun het inkoopproces. De afgelopen drie jaar ben ik er meer op gaan sturen dat we onze projecten allemaal in CTM doen. Het werk dat je vooraf méér verzet, krijg je namelijk achteraf terug. Soms krijg je bij kleinere onderhandse procedures wel eens te horen dat iemand het makkelijker vindt om even een mailtje te sturen naar een leverancier, onder het mom van “dan is het toch zo gedaan”. Ik ben het daar niet mee eens. Wanneer je van te voren je proces goed uitdenkt, zit daar je grote winst. Gebruik het platform ook voor deze kleine aanbestedingen en vervolgens heb je allerlei informatie in het systeem staan, die anders in iemands mailbox verdwijnt. Het is dus belangrijk om deze meerwaarde te laten zien. Hierin begeleid ik dan ook mijn collega’s en gelukkig wordt dit goed opgepakt in het team. Daarnaast zorg ik ervoor dat we de functionaliteit die in het platform zit optimaal benutten.”
Hoe zijn jullie bij contractmanagement gekomen?
“Toen ik bij HVC Groep kwam gebruikten we CTM alleen voor tendermanagement. In die tijd was er een ander systeem voor contracten, maar voor mij zat dat niet goed. Inkoop was daar geen eigenaar van en we hadden er daarom eigenlijk niet goed zicht op. We hebben dit aangepast zodat we zelf de inkoopcontracten in beheer kregen en toen ben ik op zoek gegaan naar een beter systeem en dat is CTM geworden.
Ik vind het een prima keuze, het is fijn dat alles in één applicatie zit. De meerwaarde is dat zowel losse contracten ingelezen kunnen worden, als dat er vanuit een offerteaanvraag een koppeling gemaakt kan worden. Ik wil graag overzicht houden en met één systeem lukt dat prima.”
Wat gaat er goed en wat kan er beter?
“Voor ons is het gebruik van CTM waardevol: de uniformiteit; de standaardmethodiek voor offerteaanvragen; de koppeling naar contracten. Daarbij hebben we alle documentatie overzichtelijk en centraal. Wel zou ik soms wat meer flexibiliteit willen hebben. Dan kan ik bijvoorbeeld niet op een bepaalde plek op een later moment nog documenten toevoegen. Vanuit een mailbox is er dan toch iets meer mogelijkheid om te freewheelen. Het is overigens niet per se slecht hoor, ik snap heel goed dat het op sommige plekken juist strak geregeld wordt. Maar je hebt dan toch soms een ‘oja-momentje’.”
Hoe ziet u de toekomst in?
“Sowieso rooskleurig! Na de klantendag van CTM Solution hebben we bijvoorbeeld de UEA module aan laten zetten. Verder moeten we zelf natuurlijk benutten wat erin zit. Ik wil CTM echt gebruiken waar het voor is en dat gaat ook steeds meer. Recent is er een nieuwe senior inkoper gestart en dat gaat al keurig, hij doet nu al zijn aanvragen in het platform. Het is een kwestie van tijd dat we een eigen database in CTM hebben opgebouwd en er volop informatie uit halen.”
Een interview met Eric Schouten, Inkoopmanager bij HVC Groep.
