‘Succesvol gebruik maken van e-Sourcing in de private sector’
– een driedelige blogreeks.
In onze nieuwe driedelige blogreeks bespreken we het afstudeeronderzoek van CTM stagiair Roos Verschure. Haar onderzoek is primair gericht op ‘Succesvol gebruik maken van e-Sourcing in de private sector’, voor de afronding van de bachelor Business Administration van de Haagse Hogeschool. Er is gebruik gemaakt van literatuuronderzoek, een enquête en elf interviews met verschillende private organisaties. Aan de hand van de resultaten is onze blogreeks verdeeld over drie onderwerpen:
- Digitalisering van inkoop in de private sector.
- De zeven voordelen van e-Sourcing.
- De ideale situatie om mee te starten voor private bedrijven.
Deel I: Digitalisering van inkoop in de private sector.
Digitalisering van inkoop loopt achter bij de bredere digitalisering van het bedrijfsleven, terwijl er al tientallen jaren digitale hulpmiddelen beschikbaar zijn om inkoopprocessen en beslissingen gemakkelijker te maken. Momenteel gaat er binnen organisaties veel informatie verloren omdat schriftelijk contact met een leverancier vooralsnog via de mail verloopt. Waar staat bijvoorbeeld de kennis opgeslagen over welke aanbieders er zeven jaar geleden ook geïnteresseerd waren bij een bepaalde opdracht? En welke afspraken zijn er allemaal gemaakt met een leverancier de afgelopen twee jaar? Dit staat veelal in persoonlijke mailboxen en wanneer de werknemer vertrekt, is de informatie ook weg. Om de communicatie en de opslag van informatie echt te verbeteren, kunnen e-Sourcing tools zoals het CTM platform worden ingezet.
Hoewel multinationals steeds meer hun weg vinden naar e-Sourcing, blijken vooral de klein- en middenbedrijven achter te blijven. De omvang van inkoopafdelingen lijkt een rol te spelen. Organisaties die geen e-Sourcing gebruiken, hebben een relatief kleine inkoopafdeling: 67% heeft 1-tot-5-werknemers en 23% heeft 6-tot-15-werknemers.
De mate van inkoopprofessionaliteit in de branche is laag, dit blijkt onder meer uit een lage awereness; een korte termijn visie; en de afhankelijkheid van leveranciers. Een lage awareness onstaat wanneer men niet bekend is met de mogelijkheden, in dit geval de voordelen van e-Sourcing. De korte termijn visie vloeit voort uit de bedrijfscultuur: in de private sector is ‘financieel rendement’ vaak de grootste drijfveer. Omdat er ‘snel gepresteerd’ moet worden, kan een inkoper niet focussen op lange termijn doelen. ‘‘Mensen wisselen elke twee á drie jaar van plek binnen de organisatie, dus je hebt weinig tijd en moet snel resultaten behalen, iedereen is heel erg carrière gericht’’, aldus een inkoper bij een multinational. Aangezien de voordelen van e-Sourcing vaak pas na een langere periode zichtbaar zijn, sluit dat niet aan bij het behalen van snelle resultaten. Tegelijkertijd geldt voor ieder bedrijf – van kleinbedrijf tot multinational – dat men vooral met vaste relaties gewend is te werken, ook in het hefboom- en routinesegment. Hierdoor ontstaat er ook een afhankelijkheid van die leveranciers. Men ‘kent de markt’ en gaat nauwelijks op zoek naar nieuwe leveranciers. Enkele quotes ter illustratie:
-
“Op het moment dat ik meerdere orders krijg weet ik op het moment al bijna bij welke twee of drie leveranciers ik dit naar toe stuur’’ – middenbedrijf.
-
‘’Leveranciers bieden zich ook wel aan maar daar zijn wij niet zo van gecharmeerd. We doen meer op basis van ervaringen, mensen bij leveranciers die van baan veranderen nemen vaak ons als klant mee’’ – middenbedrijf.
-
‘’Wij selecteren vooraf een shortlist, dat betekent dat wij vooraf bepalen welke partijen inschrijven, dat is het voordeel als je geen publieke organisatie bent’’ – multinational.
Bovenstaande ervaringen sluiten aan bij de belangrijkste conclusie van het afstudeeronderzoek: de inkoopfunctie van bedrijven die geen e-Sourcing gebruiken blijkt veel minder geprofessionaliseerd te zijn dan de inkoopfunctie van bedrijven die wel e-Sourcing gebruiken. Vooral organisaties met kleine inkoopafdelingen (1-tot-5-werknemers) bleken in fase 1 (“Dien de fabriek”) of 2 (Commerciële oriëntatie) van het inkoopontwikkelingsmodel van Keough te zijn. Een respondent van een kleine inkoopafdeling legt uit: ‘’Voor mij maakt het als inkoper eigenlijk niet uit waar ik de producten haal. Het moet mij zo min mogelijk energie kosten. Het liefst betaal ik er zo weinig mogelijk voor’’
Met e-Sourcing wordt inkoop meer geprofessionaliseerd en dat is terug te zien in de cijfers. Van alle respondenten die géén e-Sourcing gebruiken, bevindt het grootste gedeelte (42%) zich in fase 3 ‘Gecoördineerde inkoop’. Dit verschilt aanzienlijk van de respondenten die wél e-Sourcing gebruiken, waar het grootste gedeel (55%) zich in fase 4 ‘Cross-functionele inkoop’ bevindt.
Lees meer over de zeven voordelen van e-Sourcing in deel II van onze blogreeks.
Ontdek wat het u oplevert om te werken met het CTM platform! Neem contact met ons op.
Het inkoopontwikkelingsmodel van Keough (1993).
Volgens Keough kunnen inkooporganisaties onderstaande vijf ontwikkelingsstadia doorgaan. De inkoopvolwassenheid is een weerspiegeling van de mate waarin inkoop een toegevoegde waarde levert aan de organisatie.
- Fase 1 Transactieoriëntatie: ‘Dien de fabriek’
- Fase 2 Commerciële oriëntatie: ‘Laagste kosten per eenheid’
- Fase 3 Gecoördineerde inkoop
- Fase 4 Interne integratie: ‘Cross-functionele inkoop’
- Fase 5 Externe integratie: ‘World-class Supply Management’
De belangrijkste conclusie uit het onderzoek:
De inkoopfunctie van bedrijven die geen e-Sourcing gebruiken blijkt veel minder geprofessionaliseerd te zijn dan de inkoopfunctie van bedrijven die wel e-Sourcing gebruiken.
